Notizen am Mac: Geheimer Alleskönner

Man kann sich vieles merken, aber nicht alles. Um zu verhindern, dass Informationen verloren gehen, schreibt man diese in der Regel auf. Nimmt man hierfür anstatt Papier oder Karteikarten einen Mac, stellt dieser für das Sammeln von Informationen und Gedanken mit der App „Notizen“ ein leistungsfähiges Werkzeug bereit. Mit dem Programm lassen sich aber nicht nur Texte, sondern auch Bilder, Videos, Tondateien, Webseiten, Dokumente und Kartenausschnitte speichern. Zudem kann man die gespeicherten Informationen durchsuchen und in Ordnern ablegen.

Ein weiterer Vorteil von Notizen ist die Zusammenarbeit mit iPhone und iPad, sofern man die Notizen für iCloud aktiviert. Die Informationen lassen sich zum einen mit diesen Geräten synchronisieren, zum anderen kann man Dokumente mit dem iPhone oder iPad scannen oder Fotos aufnehmen und in Notizen ablegen. Dazu legt man eine neue Notiz an und klickt anschließend auf das Symbol „Fotos“ in der Symbolleiste. Im sich einblendenden Menü wählt man dann „Dokumente scannen“ oder „Foto aufnehmen“ aus. Außerdem lässt sich eine Zeichnung in eine Notiz einfügen, was vor allem beim iPad mit Stiftunterstützung interessant ist. Das Zeichnen geht zwar auch mit dem Finger, sieht aber nicht besonders elegant aus.

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Account anlegen

Notizen lassen sich auf verschiedene Weise speichern: In einem iCloud-Account, im Account des E-Mail-Providers, sofern dieser Notizen unterstützt, sowie lokal auf dem Mac, dem iPhone und dem iPad. Die Notizoption der E-Mail-Provider bietet jedoch deutlich weniger Möglichkeiten als diejenige von iCloud und den lokalen Notizen. Man beschränkt sich bei diesen besser auf Text und Bilder. Solange auf dem Mac Notizen weder für iCloud noch für ein E-Mail-Konto eingerichtet sind, aktiviert das System automatisch die lokalen Notizen. Der lokale Account wird deaktiviert, sobald man ein E-Mail-Konto oder iCloud einrichtet und dabei die Notizen aktiviert. In den Einstellungen von Notizen lässt sich der lokale Account jedoch reaktivieren, indem man „Account ‘Auf meinem Mac’ aktivieren“ ankreuzt. Analog aktiviert man unter iOS „Auf meinem iPhone/iPad-Account“ in den Einstellungen von Notizen.

Um auf dem Mac die Notizen für ein E-Mail-Konto einzuschalten, öffnet man die Systemeinstellung „Internet-Accounts“. Dort markiert man links den Mail-Account und rechts unter „Verwenden mit“ die Notizen für dieses Konto. In iOS lassen sich die Notizen für ein E-Mail-Konto in den Einstellungen unter „Mail > Accounts“ für das jeweilige Konto aktivieren. Die Notizen für iCloud schaltet man in der Systemeinstellung „Apple-ID“ oder ebenfalls unter „Internet-Accounts“ ein. Alle Accounts werden auf dem Mac in der Seitenleiste des Programms aufgelistet, lokale Notizen erscheinen unter „Lokal“. Man markiert jeweils den gewünschten Account, um neue Notizen anzulegen oder vorhandene anzusehen. Auf dem iPhone und dem iPad sind die Accounts im Startfenster aufgelistet.

Neue Notiz

Eine neue Notiz erstellt man entweder mit einem Klick auf das dafür zuständige Symbol (Quadrat mit Stift) in der Symbolleiste des Programms oder mit Command (⌘)-N. Hat man mehrere Accounts, wird die neue Notiz in dem Konto angelegt, das in der Seitenleiste markiert ist. Die Vorgabe „Standardaccount“ in den Einstellungen von Notizen ist nur für Siri zuständig. Der dort eingestellte Account wird benutzt, wenn man eine neue Notiz mit Siri anlegt. Die ebenfalls in den Vorgaben zu wählende Option für „Neue Notizen beginnen mit“ legt fest, wie die erste Zeile der Notiz formatiert wird, wobei sich dies nur auf den iCloud-Account und die lokalen Notizen auswirkt. Bei Notizen eines E-Mail-Accounts ist die Überschrift immer im Textformat. Bei diesen Notizen ist außerdem das Symbol für den Textstil in der Symbolleiste inaktiv, die Schriftoptionen aus dem Menü „Format“ lassen sich dagegen anwenden. Den ersten Absatz einer neuen Notiz beziehungsweise die ersten Wörter des Textes nimmt das Programm für die Bezeichnung in der Liste der Notizen. Es ist deshalb sinnvoll, immer zuerst einen kurzen Beschreibungstext oder ein Stichwort zu schreiben und erst nach einer Zeilenschaltung den Text einzutippen oder aus der Zwischenablage einzufügen. Im Text enthaltene Bilder werden dabei ebenfalls eingefügt. Stammt der kopierte Text von einer Webseite, sind die dort enthaltenen Links weiterhin aktiv.

Tabellen und Checklisten

Tabellen und Checklisten lassen sich nicht in Notizen eines E-Mail-Accounts einfügen. Die dafür zuständigen Symbole in der Symbolleiste sind in diesem Fall deaktiviert. Bei iCloud und lokalen Notizen fügt man eine Tabelle über das Tabellensymbol ein. Die Tabelle hat zuerst nur zwei Spalten und zwei Zeilen. Um weitere Zeilen oder Spalten hinzuzufügen, klickt man in eine Zelle und macht dann einen Sekundärklick (rechte Maustaste) auf das links neben der Zeile beziehungsweise oberhalb der Spalte sich einblendende Symbol mit den drei Punkten (Aktivpunkt). Im Aufklappmenü lassen sich nun Zeilen oder Spalten hinzufügen oder löschen. Neue Zeilen werden auch angelegt, wenn man nach Eingabe eines Textes oder einer Zahl die Zeilenschaltung drückt. Klickt man auf einen Aktivpunkt und hält die Maustaste gedrückt, lassen sich Spalten beziehungsweise Zeilen innerhalb der Tabelle mit der Maus verschieben. Bei der Eingabe von Text oder Zahlen springt man mit der Tabulatortaste von Zelle zu Zelle. Drückt man nach der Eingabe von Text oder Zahlen in die letzte Zelle die Tabulatortaste, wird eine neue Zeile hinzugefügt. Man kann auch eine Tabelle in Numbers oder Pages kopieren und in eine Notiz einsetzen. Formeln gehen dabei verloren, die Werte werden übernommen.

Für Checkliste ist das Kreissymbol mit Häkchen zuständig. Nach dem Klick auf das Symbol wird ein Markierungsbutton in die Notiz eingefügt. Daneben blinkt die Texteinfügemarke und man tippt den Text ein. Durch Drücken der Zeilenschaltung wird jeweils ein neuer Markierungsbutton erstellt. Um die Liste abzuschließen, drückt man kurz zweimal die Zeilenschaltung, dann verschwindet der letzte Markierungsbutton wieder. Anschließend kann man normal weiterschreiben. Eine Checkliste lässt sich auch in ein anderes Listenformat umwandeln. Dazu markiert man alle Zeilen, klickt auf das Schriftsymbol in der Symbolleiste und wählt eines der drei dort verfügbaren Listenformate aus. Zurück zur Checkliste geht es, wenn man die Liste markiert und erneut auf den Button in der Symbolleiste für die Checkliste klickt. Über den Befehl „Listenobjekt bewegen“ im Kontextmenü eines Listeneintrags kann man ihn nach oben oder unten bewegen. Bei der nummerierten Liste wird die Zahl jeweils automatisch angepasst. Bei einer Checkliste geht das Verschieben auch mit der Maus, wozu man das Kreissymbol anklickt und verschiebt. Markiert man Checklisteneinträge, um sie als erledigt zu kennzeichnen, können diese Einträge automatisch an das Ende der Liste verschoben werden. Dazu öffnet sich beim ersten Mal ein Dialogfenster, indem man die Sortierung aktiviert. Oder man aktiviert „Markierte Einträge automatisch sortieren“ in den Einstellungen von Notizen.

Objekte einfügen

Lokale und iCloud-Notizen können außer Text, Tabellen und Checklisten auch Bilder, Filme, Musikdateien, PDFs, Text- und Word-Dateien, Karten, Webseiten sowie Dateien der iWork-Programme aufnehmen. Auch Anhänge aus unterschiedlichen Quellen sind in einer Notiz möglich. Dateien zieht man per Drag-and-drop aus dem Finder in eine neue Notiz, Bilder lassen sich auch direkt aus Fotos in eine Notiz ziehen. Sind mehrere Objekte in eine Notiz eingefügt, wird in der Notizliste jeweils angezeigt, wie viele Anhänge beziehungsweise Bilder sich in der Notiz befinden. Über das Kontextmenü lässt sich bei Bildern wählen, ob sie groß oder klein in der Notiz dargestellt werden. Links zu einer Webseite fügt man entweder per Drag-and-drop aus der Adresszeile des Browsers hinzu oder kopiert die URL und fügt sie in die Notiz ein. Zieht man einen Link aus der Adresszeile von Safari, Chrome oder Edge in eine Notiz, wird ein Vorschaubild, der Titel des Artikels und die Adresse der Website angezeigt. Bei Firefox und beim Einsetzen eines kopierten Links erscheint nur die Adresse der Webseite. Per Doppelklick lässt sich in beiden Fällen die jeweilige Webseite im Standardbrowser öffnen. Ist der iCloud-Account aktiviert, kann man im Finder auch Dateien und Bilder mit der Maus auf das Symbol von Notizen im Dock ziehen. Es wird dann automatisch eine neue Notiz in iCloud erstellt.

Nicht gut funktioniert das Anhängen von Objekten bei den Notizen eines E-Mail-Kontos. Notizen mit angehängten Dateien werden unter iOS gar nicht angezeigt, und die Verknüpfungen zu Webseiten sind unter iOS nicht mehr anklickbar. Nur bei Bildern und Text gibt es keine Probleme. Man sollte sich bei E-Mail-Accounts darum auf Texte und Bilder beschränken, um keine Überraschungen zu erleben.

Teilen

Die Funktion „Teilen“ von macOS macht es möglich, aus kompatiblen Anwendungen Dateien an andere Programme zu übergeben, darunter auch an Notizen. Man muss die Objekte dann nicht erst im Finder suchen und in eine Notiz ziehen. In der Systemeinstellung „Erweiterungen“ legt man fest, ob Notizen für die Teilen-Funktion aktiviert sein soll. Unter anderem verstehen sich Pages, Numbers, Keynote, Safari, Vorschau, Textedit, Fotos sowie Karten auf das Teilen mit Notizen.

Man findet in Safari, Vorschau, Karten und Fotos das Teilen-Symbol (ein Quadrat mit einem nach oben weisenden Pfeil) in der Symbolleiste sowie den Teilen-Befehl im Menü „Ablage“ und im Kontextmenü. Pages, Keynote und Numbers haben einen Menüpunkt „Teilen“, in dem man „Kopie senden“ auswählt. Das Symbol für die Symbolleiste (Kopie senden) muss man selbst hinzufügen, es ist standardmäßig nicht aktiviert. Textedit verfügt nur über den Befehl im Menü „Ablage“. Auch Programme von anderen Entwicklern unterstützen das Teilen wie etwa Nisus Writer. Hier ist der Teilen-Befehl wie bei Textedit im Menü „Ablage“ zu finden. Die geteilten Dokumente werden jeweils als Anhang in die Notiz eingefügt und lassen sich per Doppelklick öffnen.

Bei Karten zeigt die Notiz einen kleinen Kartenausschnitt sowie die Adresse des gewählten Standorts, ein Doppelklick öffnet die große Karte in der Karten-App.

Ruft man den Teilen-Befehl in einer der kompatiblen Anwendungen auf und wählt „Notizen“ aus, öffnet sich ein Fenster, in dem man noch einen Text hinzufügen kann, der dann als Überschrift in der Notizliste dient, und legt fest, wo die Information gespeichert wird. Man kann zuerst auswählen, ob die Objekte lokal oder in iCloud gespeichert werden sollen, sofern beide Optionen aktiviert sind. Als Ziel lässt sich dann entweder „Neue Notiz“ festlegen oder eine schon vorhandene Notiz auswählen. Das geteilte Dokument wird dann an diese angehängt. Sofern man Ordner in Notizen angelegt hat, lässt sich einer davon auswählen und dann dort ebenfalls eine neue Notiz erstellen oder die Datei an eine im Ordner vorhandene Notiz anhängen.

Notizen verwalten

In welcher Reihenfolge die Notizen angeordnet sind, legt man in den Vorgaben des Programms fest. Man hat dabei die Wahl zwischen Erstellungsdatum, Bearbeitungsdatum oder Titel der Notizen. Die Notizen lassen sich bei einem lokalen und bei einem iCloud-Account als Liste oder als Galerie anzeigen. Um die Ansicht auszuwählen, klickt man eines der beiden linken Symbole in der Symbolleiste an oder nimmt die Optionen im Menü „Darstellung“ beziehungsweise die dort angezeigten Tastenkürzel. Soll eine Notiz immer oben in der Liste oder als erstes Objekt in der Galerie angeordnet sein, heftet man sie an. Das geht über das Kontextmenü der Notiz oder alternativ in der Listendarstellung mit einer Wischbewegung auf dem Trackpad und der Magic Mouse nach rechts. Dann blendet sich die Schaltfläche „Anheften“ mit einem Pin-Symbol ein, die man anklickt. Es lassen sich auch mehrere Notizen anheften. Zum Lösen einer angehefteten Notiz geht man analog vor und klickt auf die Schaltfläche „Lösen“. In einem E-Mail-Account ist das Anheften nicht verfügbar.

Um eine Notiz zu löschen verwendet man das Kontextmenü oder wischt in der Listendarstellung nach links, um die Schaltfläche „Löschen“ einzublenden. Alternativ klickt man auf den Papierkorb in der Symbolleiste, wenn die Notiz markiert ist, oder drückt die Rückschritttaste. Man kann auch mehrere Notizen markieren und dann über das Papierkorbsymbol oder die Rückschritttaste löschen. Gelöschte Notizen werden in den Ordner „Zuletzt gelöscht“ verschoben und verbleiben dort 30 Tage. Das gilt für den lokalen Account und für iCloud. Notizen im Account eines E-Mail-Providers werden sofort entfernt. Um eine oder mehrere Notizen aus dem Ordner „Zuletzt gelöscht“ zu entfernen, markiert man sie in der Liste und löscht sie manuell. Der Ordner „Zuletzt gelöscht“ verschwindet automatisch, wenn er keine Notizen mehr enthält.

Notizen sperren

In iCloud oder lokal gespeicherte Notizen lassen sich mit einem Passwort sperren, sofern an sie keine Dateien, PDFs, Video- oder Audio-Dateien angehängt sind. Notizen mit Bildern, Weblinks und Kartenorten kann man dagegen genauso wie Textnotizen sperren. Das Passwort gilt für alle gesperrten Notizen und lässt sich in den Vorgaben des Programms anlegen, wenn man dort auf „Passwort festlegen“ klickt. Um eine Notiz zu sperren, klickt man in der Symbolleiste auf das Schloss. Sollte man zuvor noch kein Passwort festgelegt haben, wird man nun zuerst dazu aufgefordert. Gesperrte Notizen sind in der Notizliste mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet, der Inhalt wird im Vorschaubereich beziehungsweise in der Galeriedarstellung ausgeblendet. Schließt man die App, werden alle gesperrten Notizen automatisch geschlossen und bleiben nach dem Neustart des Programms ausgeblendet.

Um alle gesperrten Notizen sofort zu schließen, klickt man auf das Schlosssymbol in der Symbolleiste und wählt im Aufklappmenü „Alle gesperrten Notizen schließen“ aus. Um eine gesperrte Notiz zu öffnen, klickt man auf das Feld „Passwort eingeben“ und tippt das Passwort ein. Dadurch werden auch alle anderen gesperrten Notizen wieder geöffnet. Hat man auf einem Macbook mit Fingerabdrucksensor in den Voreinstellungen von Notizen „Touch ID verwenden“ markiert, geht das Entsperren auch mit einem Finger. Man markiert zuerst eine gesperrte Notiz und legt dann den Finger auf den Sensor. Über den Befehl „Schutz entfernen“ im Kontextmenü einer gesperrten Notiz hebt man den Schutz wieder auf. Einen gleichlautenden Befehl findet man außerdem im Aufklappmenü des Schlosssymbols in der Symbolleiste. In den Vorgaben des Programms kann man über „Passwort ändern“ das alte Passwort durch ein neues ersetzen, was sich auf alle bisher schon gesperrten Notizen auswirkt. Setzt man dagegen das Passwort zurück, behalten alle bisher gesperrten Notizen das alte Passwort bei.

Ordner verwenden

Um den Überblick über viele Notizen zu behalten empfiehlt es sich, Ordner anzulegen. Standardmäßig ist in jedem Account nur der Ordner „Notizen“ vorhanden. Hat man mehrere Accounts, markiert man zuerst das Konto, in dem der Ordner angelegt werden soll, und klickt dann unten in der Seitenleiste auf „Neuer Ordner“. Den Befehl findet man auch im Kontextmenü der Seitenleiste. Sobald man einen Ordner angelegt hat, legt Notizen automatisch auch den Ordner „Alle [Name des Accounts]“ an. Dieser listet jeweils alle Notizen des jeweiligen Accounts auf.

Man kann zudem Unterordner anlegen, ausgenommen in den Ordnern „Notizen“ und „Alle…“. Dazu erzeugt man zuerst einen neuen Ordner und verschiebt diesen per Maus auf einen anderen Ordner. Um weitere Unterordner im selben Verzeichnis anzulegen, markiert man einen schon vorhandenen Unterordner und legt nun einen neuen Ordner an. Über einen Klick auf das Dreieck vor einem Ordner blendet man die Unterordner ein und wieder aus. Zum Umbenennen nimmt man entweder den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmenü, oder man markiert den Ordner und klickt ihn anschließend nochmals an. Dann lässt sich der Text editieren, ausgenommen bei den Ordnern „Notizen“ und „Alle…“.

Ein Ordner lässt sich wieder löschen, ebenfalls mit Ausnahme von „Notizen“ und „Alle…“. Dazu markiert man ihn und klickt entweder auf das Papierkorbsymbol in der Symbolleiste, drückt die Rückschritttaste auf der Tastatur oder nimmt den Löschbefehl im Kontextmenü. Im sich öffnenden Dialogfenster muss man den Löschvorgang noch bestätigen. Sind in dem Ordner und in seinen Unterordnern noch Notizen enthalten, werden sie bei iCloud und beim lokalen Account in den Ordner „Zuletzt gelöscht“ gelegt. Beim Account eines E-Mail-Providers werden die Notizen sofort entfernt. Notizen und Ordner lassen sich mit der Maus von einem Ordner in einen anderen ziehen, auch zwischen dem lokalen und dem iCloud-Account. Alternativ nimmt man den Befehl „Bewegen“ im Kontextmenü der Notiz und wählt den Zielordner dort aus.

Suchen und Finden

Mit einem Klick auf das Lupensymbol rechts oben blendet man das Feld zur Eingabe des Suchbegriffs ein. Einige generelle Suchen sind schon vordefiniert und blenden sich automatisch ein. So kann man unter anderem nach Notizen mit Anhängen, gescannten Dokumenten oder gesperrte Notizen suchen. Tippt man einen Suchbegriff ein, wird im Titel und im Text einer Notiz sowie im Namen eines Anhangs gesucht. Alle Suchergebnisse werden in der Notizliste aufgeführt, zuerst die Toptreffer, dann die Fundstellen in den Texten und danach die Anhänge. Hat man mehr als einen Account, kann man nach einem Mausklick auf das Lupensymbol wählen, ob in allen Accounts oder nur im aktuellen Account gesucht werden soll.

Außerdem gibt es eine Möglichkeit, um alle in Notizen gespeicherten Anhänge und Bilder sortiert nach Art in einem Fenster darstellen zu lassen. Dabei werden nur die lokal und in iCloud gespeicherten Objekte angezeigt. Dazu ruft man im Menü „Darstellung > Anhangsübersicht einblenden“ auf. Wer diese Option öfters verwendet, fügt der Symbolleiste das Symbol „Anhänge“ hinzu, wozu man über das Kontextmenü der Symbolleiste „Symbolleiste anpassen“ aufruft. In der Anhangsübersicht markiert man eine der Kategorien oben im Fenster, um sich alle dazugehörigen Dateien anzeigen zu lassen. Über das Kontextmenü eines Objekts kann man dieses in der dazugehörigen Notiz oder als Übersicht anzeigen lassen oder im dazugehörigen Programm öffnen. Außerdem lassen sich Anhänge in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Mac sichern oder umbenennen. Websites und Karten kann man nur umbenennen, aber nicht sichern. Über das Menü „Darstellung“ oder mit einem Klick auf das Anhangssymbol schließt man die Anhangsübersicht wieder.

Notiz freigeben

In iCloud gespeicherte Notizen lassen sich zur gemeinschaftlichen Bearbeitung mit anderen Anwendern freigeben, sofern diese ebenfalls ein iCloud-Konto besitzen. Zur Freigabe markiert man die Notiz und klickt in der Symbolleiste auf das Freigabesymbol (ein Kreis mit einem stilisierten Kopf und mit einem Pluszeichen).

Im sich öffnenden Fenster wählt man aus, wie die Einladung verschickt werden soll. Das geht per Mail, Nachrichten oder Airdrop, oder man versendet den Link, ebenfalls per Mail oder an eine Telefonnummer. Der Empfänger erhält eine E-Mail beziehungsweise eine Nachricht mit einem Hinweis auf die geteilte Notiz, die er dann doppelklickt, um diese in der App Notizen zu öffnen und zu bearbeiten. Um das Teilen einer Notiz zu beenden, markiert man sie, klickt wiederum auf das Freigabesymbol in der Symbolleiste und klickt im sich einblendenden Fenster auf „Teilen beenden“.